TATA RUANG DAN LOKASI KANTOR YANG BAIK DI BUMN

TATA RUANG DAN LOKASI KANTOR YANG BAIK DIBUMN

Oleh

Tri Indah Rahmawati

125211035

3 Administrasi Bisnis A

Mahasiswa Politeknik Negeri Bandung Tahun 2012

Pembimbing : Drs, Harmon Chaniago, M. Si

                     

ABSTRAK

Structuring space arrangement and office location providing important role that is needed in each company. When space arrangement and office location will be done good, so it will produce productivity work that was in every employee. But, there are still many companies who ignore space planning and office location such as government offices (SOE) . Spatial Plan is not only to organize or arrange a pool. But, should consider standards that must be fulfilled in the preparation space arrangement and office location, the principles of spatial plan is good, procurement of equipment that does not compromise, speed up the process officials and operating costs work that is used.

Kata Kunci : Tata Ruang , Standar Ruangan Kantor, Asas-Asas

LATAR BELAKANG

Tata ruang kantor merupakan salah satu hal yang penting di dalam sebuah perkantoran atau perusahaan, karena ia merupakan unsur yang ada di dalam manajemen perkantoran. Kantor yang menyenangkan adalah tempat dimana para karyawan tidak merasakan kebosanan dan mendapatkan semangat yang lebih untuk bekerja. Maka secara tidak langsung, kantor atau perusahaan dituntut untuk menciptakan suasana yang baik sehingga memberikan kenyamanan dan kepuasan untuk setiap tamu yang datang maupun pegawai yang sedang bekerja. Tetapi, masih ada saja kantor-kantor yang kurang memperhatikan tata ruang nya seperti yang

dikatakan oleh Syarnubi som (2012). Ia mengatakan bahwa “Office layout disebagian kantor-kantor pemerintahan masih kurang diperhatikan. Padahal kegiatan penyelenggaraan tata usaha dikantor kantor pemerintah termasuk di Kantor Kementerian Agama, membutuhkan ruangan dan tata ruang yang baik yang didesain sesuai dengan syarat-syarat sebuah kantor modern”.

Disisi lain, banyak keuntungan dan manfaat yang didapatkan apabila tata ruang kantor tersebut sudah terlaksana dengan baik. Seperti, memproses dan menyelesaikan pekerjaan kantor akan berjalan lebih mudah. Oleh sebab itu, tata ruang kantor harus disusun berdasarkan alur pekerjaan pada setiap satuan organisasi, sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja dalam mencapai tujuan perusahaan.

TATA RUANG KANTOR 

1.   Definisi Office Layout

Banyak ahli berpendapat mengenai definisi tata ruang kantor (office layout), antara lain :

a.       Menurut Ida Nuraida (2008) “Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yan tersedian untuk memberikan sarana bagi pekerja”.

b.      Menurut Quible dalam Syarnubi Som (2012), “layout menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi si pegawai”.

c.       Menurut George Terry dalam Syarnubi Som, tata ruang kantor adalah “the determination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the officework within reasonable cost”.

d.      Menurut Littlefield dan Peterson dalam Syarnubi som menyatakan “Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available floor space”.

e.       Menurut The Liang Gie dalam Syarnubi som (2012), “penyusunan tata ruang kantor harus berdasarkan aliran pekerjaan kantor, sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktfitas”.

Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa penataan ruang kantor yang baik adalah pengaturan ruangan dan penyusunan alat-alat atau perabotan kantor untuk memberikan sarana bagi pekerja dalam menjalankan pekerjaannya berdasarkan aliran kerja yang dilakukan, sehingga dapat meningkatkan produktifitas dan memberikan kepuasan serta kenyamanan kepada para pegawai.

Selanjutnya, Gustafsson dalam Sukoco, Badir (2007: 189) menyarankan bahwa dalam perencanaan layout organisasi seharusnya memperhatikan tren pekerjaan di masa depan, yaitu :

a.       Pekerjaan berbasis tim (work-based teams). Dewasa inipenggunaan tim menjadi andalan organisasi dalam beradaptasi dengan lingkungan yang berubah secara dinamis. Dengan karakter utama yang dinamis, kantor berkonsep terbuka dan pengoptimalan penggunaan ruang rapat harus dipertimbangkan oleh organisasi dalam perencanaan layout;

b.      Telecommuting. Meningkatnya tren pegawai yang melaksanakan pekerjaannya dari rumah atau tempat yang bukan kantor “formal”. Walaupun kebutuhan akan ruangan kantor dapat diminimalisir, namun perlu dipertimbangkan di mana pegawai yang dimaksud pada saat akan meng”habis”kan waktunya dikantor karena atasan sedang mengajak rapat mingguan atau bulanan. Jadi ruangan bersama yang dapat dibagi dengan telecommuter harus tetap disediakan;

c.       Hoteling. Semakin banyaknya pegawai yang tiap hari berada dilapangan (terutama divisi penjualan) membutuhkan ruangan kantor yang optimal, karena hanya pada saat tertentu mereka datang dan membutuhkan ruangan. Solusi yang dapat ditawarkan hampir sama dengan poin kedua, namun analisis lebih lanjut diperlukan. Misalnya, berapa persen pegawai yang termasuk kategori ini? Berapa persen waktu yang akan dihabiskan di kantor? Dan hal-hal lain yang dapat digali lebih jauh sesuai dengan kondisi organisasi.

Apabila dirinci, maka tujuan tata ruang kantor menurut Sedarmayanti (2009: 126) adalah :

a.    Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat;

b.    Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan;

c.    Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien;

d.   Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh public yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya;

e.    Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai;

f.     Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung;

g.    Mengusahakan adanya keleluasaan bagi :

-  Gerakan pegawai yang sedang pekerja;

-  Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu;

-  Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari.

2.   Penataan Ulang terhadap Ruang Kantor

Penataan ulang terhadap layout di ruang kantor memang sangat perlu diadakan. Biasanya waktu untuk menata ulang kantor tersebut terjadi sekitar 5 tahun atau lebih setelah perancangan tata ruang tersebut dilakukan. Karena pada prinsipnya, banyak karyawan / pegawai yang merasa bosan atau jenuh dengan tata ruang kantor yang sudah lama tidak diubah atau penempatan yang kurang efektif, seringkali kita jumpai satuan bagian yang tugasnya untuk melayani publik sangat susah untuk dijangkau sehingga para tamu kesulitan untuk mencari ruangan tersebut. Oleh karena itu, layout itu mempunyai pengaruh yang besar terhadap produktifitas kerja karyawan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaannya.

Menurut Nuraida, Ida (2008: 142) menyatakan “Penataan ulang perlu dilakukan setiap kantor karena timbulnya berbagai masalah atau perubahan. Masalah atau perubahan tersebut di antaranya :

a.       Lay out yang sudah ada menimbulkan hambatan bagi pegawai dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, suatu pabrik sudah melakukan penyederhanaan prosedur kerja tetapi lay out-nya tidak mendukung sehingga pekerjaan terhambat.

b.      Adanya keluhan dari pegawai yang disebabkan kondisi lingkungan fisik tempat kerja. Misalnya, pegawai di pabrik teh terkena polusi udara karena debu teh yang sedang diolah ditempatkan di ruangan tertutup kurang ventilasi udara.

c.       Mulai menurunnya citra perusahaan di mata pelanggan atau tamu perusahaan.

d.      Organisasi yang semakin berkembang membuat struktur organisasi lebih kompleks sehingga job description yang semakin banyak membutuhkan lebih banyak pegawai baru untuk mendudukinya. Lay out yang sudah ada perlu dibenahi lagi karena kurang mendukung perkembangan dan perubahan organisai. Misalnya, kantor membuka unit baru untuk customer service.

e.       Tata ruang yang sudah ada perlu disegarkan kembali sehingga tidak kotor dan monoton/ menimbulkan kebosanan. Misalnya, ganti karpet, ganti warna cat, ganti posisi meja, dan lemari kantor.

Oleh karena itu, ada waktu dimana ruang kantor harus ditata ulang, agar para karyawan atau para pekerja mendapatkan semangat nya kembali saat ia merasa bosan dengan masalah atau perubahan yang dialami oleh kantornya.

3.   Faktor-Faktor dalam Menata Ruang Kantor

Banyak hal yang harus diperhatikan dalam menata tata ruang kantor. Karena maksut dari penataan tata ruang ini adalah untuk membuat kerja berlangsung secara efektif dan efisien. Kita harus mengetahui apa saja yang dibutuhkan oleh organisasi, agar pada saat proses pengumpulan informasi dapat terlaksana dengan baik. Apabila informasi tersebut sudah terpenuhi, kemudian ditransformasikan dalam bentuk gambar dan akhirnya di realisasikan ke dalam bentuk tata ruang yang aktual.

 Menurut Quible dalam Sukoco (2007: 190), ada beberapa factor yang harus diperhatikan dalam menata tata ruang kantor, antara lain :

a.       Tugas pegawai. Jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan mempengaruhi penggunaan jenis fasilitas kantor yang dibutuhkan guna pengoptimalan kinerja mereka. Sebagai contoh, ruang kerja pegawai yang membutuhkan tingkat interaksi yang tinggi dengan anggota timnya yang lain, akan sangat berbeda dengan ruang kerja pegawai yang kurang membutuhkan interaksi social.

b.      Arus kerja. Analisis arus kerja (work-flow) dengan mengacu pada pergerakan informasi dan tugas secara horizontal atau vertical tentunya sangat diperlukan dalam perancangan lay-out. Menurut Gie, dalam Sukoco (2007 : 190), arus kerja yang efisien akan menempatkan pegawai dan peralatan dengan pola garis lurus informasi, sehingga akan mengeliminasi backtracking maupun criss-crossing pekerjaan. Kondisi ini membutuhkan studi dan analisis mengenai tugas, tanggung jawab, dan aktivitas masing-masing pegawai.

c.       Bagan organisasi. Ketika arus kerja berlangsung secara vertical, bagan organisasi akan menggambarkan rentang wewenang masing-masing anggota organisasi. Hal ini juga akan mengidentifikasi hubungan kerja antarpegawai di level yang sama dan membantu dalam menjelaskan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit kerja.

d.      Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang. Menjelaskan berapa luas area yang dibutuhkan jika perusahaan akan melakukan perluasan atau pengurangan di masa depan.

e.       Jaringan Komunikasi. Analisis bentuk interaksi maupun media yang digunakan untuk berkomunikasi (telepon, e-mail, surat, tatap muka, dan lain-lain) yang dilakukan oleh pegawai maupun departemen sangat membantu dalam perancangan layout kantor.

f.       Departemen dalam organisasi. Banyak perusahaan mengelola kantornya berdasarkan fungsi, terutama departemen yang berpengaruh terhadap keputusan penempatan ruang kerja yang biasanya ditetapkan berdasarkan arus kerja di antara mereka.

g.      Kantor public dan privat. Pada masa lalu, penggunaan kantor privat akan menunjukkan prestise dan status suatu perusahaan atau organisasi di mata masyarakat. Namun, pemanfaatan kantor sekarang lebih mengarah pada pemakaian kantor bersama, karena biaya pengoperasian kantor privat yang mahal; sulitnya mengontrol sejumlah pegawai yang bersifat teknis, sulitnya mengubah layout bila diperlukan, penataan cahaya maupun AC sulit dibandingkan di kantor terbuka yang tentunya akan menghambat komunikasi yang efektif, dan yang paling berpengaruh adalah karena lingkup kerja perusahaan semakin luas.

h.      Kebutuhan ruang. Beberapa faktor yang dapat menjelaskan ruangan minimum yang dibutuhkan oleh pegawai adalah pegawai yang membutuhkan peralatan dalam melaksanakan tugasnya akan membutuhkan ruang yang lebih besar dibandingkan yang tidak. Yang kedua, jenis peralatan maupun tanggung jawab masing-masing pegawai akan mempengaruhi kebutuhan ruang kerjanya.

i.        Pertimbangan keamanan. Pada dasarnya, desain dan layout kantor memfasilitasi pergerakan pegawai dari satu area ke area yang lain. Perencanaan tersebut harus dapat membuat pegawai bergerak secara mudah tanpa terhambat, dan sebaiknya lorong tempat pegawai bergerak tidak diisi oleh furnitur atau peralatan yang dapat menghalangi.

j.        Pembiayaan ruang perkantoran. Dapat dikatakan bahwa investasi perusahaan dalam ruang kantor melebihi investasinya di bidang SDM, di mana hubungan positif dari keduanya sangat dibutuhkan. Beberapa factor yang perlu diperhatikan dalam hal ini, antara lain menghipotekkan pembayaran, pemanfaatan, pemeliharaan, biaya pemeliharan, pajak, asuransi, kebutuhan akan peralatan kontrol lingkungan kantor (AC, kelembaban), perlakuan khusus, lisensi, dan lain-lain. Beberapa faktor yang merupakan potensi biaya bagi perusahaan di masa depan juga harus diperhatikan, seperti layout yang tidak efisien sehingga arus kerja kurang optimal, kurang diantisipasinya pengembangan kantor di masa depan, lingkungan kantor yang kurang sehat bagi kesehatan pegawai, dan lain sebagainya.

Karena pada prinsipnya, Ruang kantor yang ingin ditata ulang harus memperhatikan faktor-faktor yang sudah ada. Seperti jenis tugas pada setiap pegawai, berdasarkan alur pekerjaannya, dilihat dari bagan organisasi dan wewenangnya, mempertimbangkan keamanan pada setiap pegawai dalam pekerjaan yang dilakukan, dan pembiayaan untuk melakukan penataan ruang di sebuah kantor.nmpa

4.   Asas-Asas Ruang Kantor

Pada prinsipnya, ruang kantor harus di susun sebaik mungkin sehingga semua pekerja yang berada di dalamnya merasa nyaman dan dapat menjalankan pekerjaannya masing-masing dengan baik. Menurut Suparjati, dkk (2000 : ) “ada beberapa pedoman atau asas yang dapat dijadikan tolak ukur dalam menata ruang kantor”, yaitu :

a.       Asas Jarak Terpendek. Tata ruang yang baik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan dalam jarak yang sependek-pendeknya.

b.      Asas Rangkaian Kerja. Tata ruang kantor yang baik adalah yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan.

c.       Asas Penggunaan Seluruh Ruangan. Tata ruang yang baik adalah yang mempergunakan semua ruang yang ada secara optimal. Tidak ada ruang yang dibiarkan tidak berfungsi. Namun, perlu diperhatikan bahwa ruang kosong tidak selalu berarti tidak terpakai karena ruang kosong dapat berfungsi sebagai pemisah, jalan, ruang gerak, dan sebagainya.

d.      Asas Fleksibilitas. Tata ruang yang baik adalah yang dapat diubah atau di susun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakai biaya yang terlalu besar. Misalnya, tata ruang kantor terpaksa dirubah, karena :

-  Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor

-  Penemuan teknologi baru, dan lain-lain.

5.   Area Khusus

Dalam menata ruang kantor ada beberapa tempat yang perlu diperhatikan agar tidak mengurangi kesempurnaan pada penataan layout.

Sukoco, Badir Munir (2007 : 1992 ), mengatakan “Ada beberapa area khusus yang harus diperhatikan dalam merencanakan layout perkantoran”, antara lain :

a.       Reception area. Area ini sangat berpengaruh dalam menciptakan kesan pertama terhadap suatu organisasi. Kesan pertama yang baik akan berdampak positif dengan meningkatnya citra perusahaan di masyarakat, dan sedikit banyak akan mempengaruhi kinerja perusahaan. Pegawai, sebagai pelanggan internal perusahaan, akan merasa nyaman kerja di kantor sehingga produktivitas meningkat, sementara pelanggan akan meningkat kepuasannya karena ruang lobby yang representatif.

b.      Ruang Konferensi. Ruang ini semakin dibutuhkan dewasa ini karena penggunaan tim kerja yang semakin meningkat akan membutuhkan tempat diskusi atau rapat yang representatif. Kondisi ini sejalan dengan makin mahalnya biaya penyediaan ruang kantor sehingga keberadaan ruang ini dapat dioptimalkan, apalagi jika perusahaan menggunakan kantor yang memiliki konsep kantor terbuka.

c.       Ruang Komputer. Perawatan ruang ini harus diperhatikan secara cermat karena harus benar-benar terlindung dari bahaya kebakaran dan menjaga agar hardware (misalnya server, printer, dan sebagainya) serta software yang dibei aman dan dapat bermanfaat sebagaimana mestinya. Dengan perkembangan teknologi yang sangat cepat (product life-cycle-nya rata-rata hanya 3 bulan), proyeksi kebutuhan akan komputer dan peralatan lain yang berhubungan juga patut diperhatikan.

d.      Ruang persuratan. Ruang ini merupakan pusat komunikasi, terutama jika perusahaan masih menggunakan dokumen dalam bentuk kertas. Oleh karena itu, sebaiknya ruangan ini ditempatkan berdekatan dengan ruangan penerima disuatu gedung, bahkan lebih baik, jika diletakkan di pusat kantor. Umumnya, area ini terdiri dari 3 area, yaitu :

Ø  Area penerimaan, dimana surat akan diterima, dicatat, dan diteruskan pada area seleksi;

Ø  Area seleksi, di mana surat diilih dan siap untuk didistribusikan kepada pihak yang dituju;

Ø  Area surat keluar, di mana  surat keluar biasanya di stempel, diberi nomor, dan sebagainya sebelum dikirim ke pihak luar.

e.       Ruang penggandaan. Ruang ini (yang biasanya terdapat layanan fotokopi maupun printer berkecepatan tinggi) sebaiknya diletakkan di tempat yang bisa diakses oleh mayoritas pengguna layanan ini.

f.       Area pusat penyimpanan. Dengan memperhatikan aksesibilitas bagi semua pihak dalam mendapatkan informasi yang diinginkan, sebaiknya ruangan ini diletakkan di pusat aktivitas kantor sehingga semua anggota organisasi mudah mengasksesnya.

Dari penjelasan di atas maka dapat disimpulkan bahwa ada beberapa area khusus yang harus diperhatikan ketika ingin membuat perencaan tata ruang (office layout) yang baik dan benar. Agar pada saat pelaksanaannya mendapatkan hasil yang maksimal.

6.   Standar Ruangan Kantor

Standar ruangan kantor sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti, sifat pekerjaan, jumlah ruangan yang ada di sebuah perusahaan, kebutuhan  disetiap bagian atas ruangan-ruangan pribadi yang bersifat khusus, jumlah jenis peralatan yang digunakan, mesin-mesin disertai bentuk, ukuran dan lain-lain.

Menurut Nuraida, Ida (2008 : 148) menyatakan bahwa,

“Standar ruangan kantor dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain, sifat pekerjaan ruangan yang dapat digunakan, luas pekerjaan, kebutuhan atas ruangan-ruangan pribadi yang bersifat khusus, jumlah, jenis peralatan, serta mesin-mesin, ukuran, bentuk, dan lain-lain” .

Menurut Quible dalam Nuraida, Ida (2008 : 148), standar ruangan kantor seperti dibawah ini :

(Gambar 1 Minimum Space Guidelines)

Seperti yang terlihat pada gambar di atas bisa dijadikan sebagai saran atau pedoman mengenai ukuran individual rooms yang optimal tetapi harus disesuaikan dengan pekerjaan yang dilakukan di lapangan.

7.   Macam-macam Tata Ruang Kantor

Seperti yang kita ketahui bahwa terdapat 2 jenis penataan ruang kantor, yaitu tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor tertutup. Apabila kita lihat secara kasat mata kita dapat dengan mudah membedakannya, yaitu tata ruang kantor terbuka biasanya diisi oleh beberapa bagian atau divisi untuk menempati ruangan yang sama dan berbagi tempat dengan pegawai lainnya. Sedangkan tata ruang tertutup biasanya di pisahkan oleh tembok permanen atau sekat-sekat yang memisahkan satu bagian atau divisi dengan pegawai yang lain.

Menurut Sedarmayanti (2009: 128) pada dasarnya terdapat empat macam tata ruang kantor, yaitu :

a.       Tata ruang kantor tertutup (cubicel type offices)

Tata ruang kantor berkamar adalah dimana sebuah tempat atau ruangan yang dipisah atau dibagi dalam kamar atau ruangan kerja untuk melakukan pekerjaannya masing-masing.

·      Keuntungan tata ruang kantor ini adalah :

-       Menjamin konsentrasi kerja;

-       Menjamin pekerjaan yang bersifat rahasia;

-       Menambah atau menjaga, status pimpinan sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pimpinan;

-       Menjamin kebersihan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab serta merasa ikut memiliki.

·      Kerugian tata ruang kantor ini adalah :

-       Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang;

-       Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan, dan biaya peralatan lainnya;

-       Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi;

-       Mempersulit pengawasan;

-       Memerlukan banyak luas lantai.

b.      Tata ruang kantor terbuka (open plan offices)

Tata ruang kantor terbuka adalah sebuah tempat atau ruangan kerja yang tidak dipisahkan oleh sekat-sekat atau pembatas permanen untuk beberapa pegawai dalam ruang kerja yang cukup luas.

·      Keuntungan tata ruang kantor ini adalah :

-          Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, warna dan dekorasi;

-          Luwes/ Flexibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi;

-          Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja, dan pembagian peralatan kerja;

-          Biaya lebih hemat untuk pemeliharaan ruang kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon, dan lain-lain.

·      Kerugian tata ruang kantor ini adalah :

-          Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan karena pegawai bersenda gurau, ngobrol, dan lain-lain;

-          Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi;

-          Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas;

-          Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan;

-          Kemungkinan Nampak adanya tumpukan berkas/kertas dan peralatan kerja yang berserakan, sehingga pemandangan kurang baik.

c.       Tata ruang kantor berhias/berpanorama (landscape offices)

Tata ruang kantor berhias adalah sebuah tempat atau ruangan kerja yang dihiasi oleh tanaman-tanaman, dekorasi dan lain sebagainya. Bentuk ruang kantor berhias  ini mengupayakan agar lingkungan ruang kantor nampak seperti pemandangan alam terbuka dan merupakan lingkungan yang nyaman, menyegarkan serta ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

·      Keuntungan tata ruang kantor ini adalah :

-          Pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja;

-          Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan;

-          Kebisingan dan kegaduhan dapat dihindarkan;

-          Pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efisien, produktivitas kerja dapat meningkat, sehingga tujuan organisasi mudah dicapai.

·         Kerugian tata ruang kantor ini adalah :

-          Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya;

-          Biaya pemeliharaan tinggi;

-          Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah.

d.      Tata ruang kantor gabungan

Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk ruang kantor tertutup , ruang kantor terbuka, dan ruang kantor berhias. Karena ketiga bentuk ruang masing-masing mempunyai kerugian, maka untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan.

8.      Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor

Faktor lingkungan dan kondisi fisik tata ruang kantor yang baik dapat mengurangi penyebab-penyebab menurunnya produktivitas kerja pegawai dan meningkatkan kenyamanan serta kepuasan karyawan dalam melakukan pekerjaannya.

Menurut Sedarmayanti dalam Sanjaya (2011) yang termasuk lingkungan dan kondisi fisik dalam tata ruang kantor antara lain adalah sebagai berikut :

1.      Penerangan atau cahaya di tempat kerja;

2.      Temperatur atau suhu di tempat kerja;

3.      Kelembaban di tempat kerja;

4.      Sirkulasi udara ditempat kerja;

5.      Kebisingan di tempat kerja;

6.      Getaran mekanis di tempat kerja;

7.      Bau-bauan di tempat kerja;

8.      Tata warna di tempat kerja;

9.      Dekorasi di tempat kerja;

10.  Musik di tempat kerja;

11.  Peralatan, perabotan, dan mesin kantor di tempat kerja;

12.  Kemanan di tempat kerja.

Perlu diketahui bahwa lingkungan dan kondisi fisik dalam menata tata ruang kantor mempunyai peranan penting dalam proses perencanaan. Karena, jika unsur-unsur tersebut tidak diperhatikan maka akan terciptanya kondisi lingkungan kantor yang tidak nyaman yang berakibat menurunnya semangat kerja para pegawai.

9.   Hal yang Harus Diperhatikan dalam Memilih Peralatan Kantor

        Dalam pembahasan mengenai layout kantor tidak lupa untuk memikirkan keberadaan peralatan maupun perlengkapan yang akan digunakan oleh perusahaan. Meskipun layout disebuah perusahaan sangat bagus, tetapi tidak di dukung dengan peralatan atau perlengkapan yang baik. Maka tujuan penataan layout tidak akan tercapai.

        Menurut Quible dalam Sukoco (2007) berikut adalah faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih peralatan kantor :

a.       Tujuan penggunaan peralatan;

b.      Menentukan peralatan yang sesuai;

c.       Tingkat kegunaan peralatan;

d.      Spesifikasi peralatan;

e.       Biaya peralatan;

f.       Proses operasional peralatan;

g.      Fitur keamanan;

h.      Fleksibilitas peralatan;

i.        Kemudahan penggunaan peralatan;

j.        Kecepatan operasi peralatan;

k.      Masukan dari operator peralatan;

l.        Standardisasi peralatan.

Faktor selanjutnya yang harus diperhatikan dalam melakukan perancangan tata ruang kantor adalah furnitur kantor. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Anjum, Paul, dan Ashcroft dalam Sukoco (2007: 200), pegawai yang tidak puas akan penataan furniture di kantornya relatif banyak dan dilaporkan sebagai berikut :

a.       Kursi, dimana pegawai yang tidak puas mencapai 16%, sedangkan yang sangat puas mencapai 56%, dan sisanya cukup puas.

b.      Meja kerja, dimana hampir 56% puas dengan ketinggian, lebar dan panjang meja yang dimiliki.

c.       Filing cabinet. Menunjukkan lebih dari 44% responden tidak puas akan lemari file yang dimilikinya, dan hanya 22% yang sangat puas.

d.      Lemari penyimpanan. Menunjukkan hasil yang sama dengan filing canbinet dimana 38% responden tidak puas dengan yang ada pada saat ini.

10.  Langkah-Langkah dalam Menyusun Tata Ruang

      Sebelum memulai pembuatan perencanaan tata ruang, ada kalanya terlebih dahulu perlu mengetahui langkah-langkah dalam menyusun tata ruang antara lain adalah ; mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan kegiatan administrasi dengan satuan-satuan kerja lainnya.

     Menurut Sedarmayanti (2009: 127) langkah-langkah menyusun tata ruang antara lain adalah :

a.       Mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan Tata Usaha dengan satuan-satuan kerja lainnya.

b.      Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan pelajari segenap pekerjaan, tentukan urut-urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah pegawai yang terlibat.

-  Satuan pekerjaan yang melayani public ditempatkan pada tempat yang mudah didatangi orang luar tanpa mengganggu satuan kerja lainnya.

-  Satuan-satuan yang satu sama lain saling berhubungan erat, diupayakan untuk dikelompokkan pada satu tempat.

-  Satuan pusat yang mengerjakan semua kegiatan ketatausahaan, diupayakan ditempatkan ditengah-tengah (yang strategis).

-  Satuan yang tugas pekerjaannya menimbulkan suara gaduh, diletakkan jauh dari satuan kerja yang membutuhkan ketenangan.

c.    Membuat gambar denah ruangan dengan memakai skala, cantumkan panjang dan lebar ruangan yang bersangkutan, serta beri tanda, tempat pintu, jendela, dan lainnya.

d.   Susun letak meja kursi pegawai dan perabot lainnya, gunakan kertas warna-warni dengan ukuran tertentu, serta beri nomor kode masing-masing.

e.    Menyusun denah konsep tata ruang, dengan memperhitungkan kemungkinan perubahan yang disebabkan oleh :

-       Penambahan atau pengurangan pegawai.

-       Penambahan atau penggantian perabot/ alat kerja.

-       Perubahan penyelesaian prosedur kerja.

-       Perubahan atau pengembangan struktur organisasi.

-       Penambahan atau pengurangan atau perubahan pekerjaan.

11.  Desain Kantor Masa Depan

Pada zaman sekarang banyak perubahan yang terjadi, contohnya teknologi yang pesat seperti sekarang, gaya kerja pegawai administasi di kantor juga berubah.

Sehubungan dengan hal tersebut, ada dua karakteristik yang akan mempengaruhi layout sebuah kantor menuru, Steelcase dalam Sukoco (2007: 202), yaitu :

1.      Otonomi : mengacu pada seberapa banyak pegawai bebas dalam memutuskan di mana dan kapan akan bekerja.

2.      Interaksi : dalam penyelesaian pekerjaan diperlukan hubungan dengan pegawai yang lain.

PENUTUP

Kantor yang baik adalah kantor yang memberikan kenyamanan dan kepuasan pada setiap pegawainya maupun bagi tamu yang datang untuk mengunjungi kantor. Dalam melakukan perancangan tata ruang sebaiknya kita harus memperhatikan beberapa kompenen seperti peralatan dan perlengkapan yang digunakan, alur kerja pada setiap bagiannya, tugas-tugas yang dikerjakan oleh para karyawan, dan biaya untuk melakukan perubahan tata ruang kantor.

Tata ruang yang baik pun akan memberikan manfaat serta keuntungan bagi setiap divisi atau departemennya dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan kantor (office work). Dengan demikian, tujuan perusahaan pun akan mudah tercapai.

DAFTAR PUSTAKA

Codrea, Anna. 2013. Open-Plan Offices Make Employees Less Productive, Less Happy, And More Likely To Get Sick: New York.

Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.

Sanjaya, Natta. 2011. Pengaruh Efektivitas Tata Ruang Kantor Terhadap Kinerja Pegawai di Biro Umum dan Perlengkapan Secretariat Daerah Provinsi Banten: Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

Sedarmayanti. 2009. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: CV Mandar Maju.

Sudarjati, dkk. 2000. Seri Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.

Sukoco, Badir Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga.

Som, Syarnubi. 2012. Teknik Penataan Ruang Kantor Pemerintah Yang Baik: Widyaiswara Utama Balai Diklat Keagamaan Palembang.