TATA
RUANG DAN LOKASI KANTOR YANG BAIK DIBUMN
Oleh
Tri Indah Rahmawati
125211035
3 Administrasi Bisnis A
Mahasiswa Politeknik Negeri Bandung
Tahun 2012
Pembimbing : Drs, Harmon Chaniago, M. Si
ABSTRAK
Structuring
space arrangement and office location providing important role that is needed
in each company. When space arrangement and office location will be done good,
so it will produce productivity work that was in every employee. But, there are still many companies who ignore space planning and office
location such as government offices (SOE) . Spatial Plan is not only to
organize or arrange a pool. But, should consider standards that must be
fulfilled in the preparation space arrangement and office location, the
principles of spatial plan is good, procurement of equipment that does not
compromise, speed up the process officials and operating costs work that is
used.
Kata Kunci : Tata Ruang
, Standar Ruangan Kantor, Asas-Asas
LATAR BELAKANG
Tata ruang kantor merupakan salah satu hal yang penting di dalam sebuah
perkantoran atau perusahaan, karena ia merupakan unsur yang ada di dalam
manajemen perkantoran. Kantor yang menyenangkan adalah tempat dimana para
karyawan tidak merasakan kebosanan dan mendapatkan semangat yang lebih untuk
bekerja. Maka secara tidak langsung, kantor atau perusahaan dituntut untuk
menciptakan suasana yang baik sehingga memberikan kenyamanan dan kepuasan untuk
setiap tamu yang datang maupun pegawai yang sedang bekerja. Tetapi, masih ada
saja kantor-kantor yang kurang memperhatikan tata ruang nya seperti yang
dikatakan oleh
Syarnubi som (2012). Ia mengatakan bahwa “Office layout disebagian kantor-kantor
pemerintahan masih kurang diperhatikan. Padahal kegiatan penyelenggaraan tata
usaha dikantor kantor pemerintah termasuk di Kantor Kementerian Agama,
membutuhkan ruangan dan tata ruang yang baik yang didesain sesuai dengan
syarat-syarat sebuah kantor modern”.
Disisi lain, banyak keuntungan dan manfaat yang didapatkan apabila tata
ruang kantor tersebut sudah terlaksana dengan baik. Seperti, memproses dan
menyelesaikan pekerjaan kantor akan berjalan lebih mudah. Oleh sebab itu, tata
ruang kantor harus disusun berdasarkan alur pekerjaan pada setiap satuan
organisasi, sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja dalam mencapai
tujuan perusahaan.
TATA RUANG
KANTOR
1.
Definisi Office Layout
Banyak ahli berpendapat mengenai definisi tata ruang
kantor (office layout), antara lain :
a. Menurut Ida Nuraida (2008) “Tata ruang kantor
adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor
pada luas lantai dan ruangan kantor yan tersedian untuk memberikan sarana bagi
pekerja”.
b. Menurut Quible dalam Syarnubi Som (2012), “layout
menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan
kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang
mendalam bagi si pegawai”.
c. Menurut George Terry dalam Syarnubi Som, tata ruang
kantor adalah “the determination of space
requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a
practical arrangement of the physical factors considered necessary for the
execution of the officework within reasonable cost”.
d. Menurut Littlefield dan Peterson dalam Syarnubi som
menyatakan “Office lay out may be defined
as the arrangement of furniture and equipment within available floor space”.
e. Menurut The Liang Gie dalam Syarnubi som (2012),
“penyusunan tata ruang kantor harus berdasarkan aliran pekerjaan kantor,
sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam
meningkatkan produktfitas”.
Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa
penataan ruang kantor yang baik adalah pengaturan ruangan dan penyusunan
alat-alat atau perabotan kantor untuk memberikan sarana bagi pekerja dalam
menjalankan pekerjaannya berdasarkan aliran kerja yang dilakukan, sehingga
dapat meningkatkan produktifitas dan memberikan kepuasan serta kenyamanan
kepada para pegawai.
Selanjutnya, Gustafsson dalam Sukoco, Badir (2007:
189) menyarankan bahwa dalam perencanaan layout organisasi seharusnya
memperhatikan tren pekerjaan di masa depan, yaitu :
a.
Pekerjaan berbasis tim (work-based teams).
Dewasa inipenggunaan tim menjadi andalan organisasi dalam beradaptasi dengan
lingkungan yang berubah secara dinamis. Dengan karakter utama yang dinamis,
kantor berkonsep terbuka dan pengoptimalan penggunaan ruang rapat harus
dipertimbangkan oleh organisasi dalam perencanaan layout;
b.
Telecommuting. Meningkatnya tren pegawai
yang melaksanakan pekerjaannya dari rumah atau tempat yang bukan kantor
“formal”. Walaupun kebutuhan akan ruangan kantor dapat diminimalisir, namun
perlu dipertimbangkan di mana pegawai yang dimaksud pada saat akan
meng”habis”kan waktunya dikantor karena atasan sedang mengajak rapat mingguan
atau bulanan. Jadi ruangan bersama yang dapat dibagi dengan telecommuter harus
tetap disediakan;
c.
Hoteling. Semakin banyaknya pegawai yang
tiap hari berada dilapangan (terutama divisi penjualan) membutuhkan ruangan
kantor yang optimal, karena hanya pada saat tertentu mereka datang dan
membutuhkan ruangan. Solusi yang dapat ditawarkan hampir sama dengan poin
kedua, namun analisis lebih lanjut diperlukan. Misalnya, berapa persen pegawai
yang termasuk kategori ini? Berapa persen waktu yang akan dihabiskan di kantor?
Dan hal-hal lain yang dapat digali lebih jauh sesuai dengan kondisi organisasi.
Apabila
dirinci, maka tujuan tata ruang kantor menurut Sedarmayanti (2009: 126) adalah
:
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
karena prosedur kerja dapat dipersingkat;
b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang
bersangkutan;
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien;
d. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh
public yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya;
e. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai;
f. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung;
g. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi :
- Gerakan pegawai yang sedang pekerja;
- Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain
pada waktu tertentu;
- Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di
kemudian hari.
2.
Penataan Ulang terhadap Ruang Kantor
Penataan ulang terhadap layout di ruang kantor memang sangat perlu
diadakan. Biasanya waktu untuk menata ulang kantor tersebut terjadi sekitar 5
tahun atau lebih setelah perancangan tata ruang tersebut dilakukan. Karena pada
prinsipnya, banyak karyawan / pegawai yang merasa bosan atau jenuh dengan tata
ruang kantor yang sudah lama tidak diubah atau penempatan yang kurang efektif,
seringkali kita jumpai satuan bagian yang tugasnya untuk melayani publik sangat
susah untuk dijangkau sehingga para tamu kesulitan untuk mencari ruangan
tersebut. Oleh karena itu, layout itu mempunyai pengaruh yang besar terhadap
produktifitas kerja karyawan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaannya.
Menurut Nuraida, Ida (2008: 142) menyatakan
“Penataan ulang perlu dilakukan setiap kantor karena timbulnya berbagai masalah
atau perubahan. Masalah atau perubahan tersebut di antaranya :
a.
Lay out yang
sudah ada menimbulkan hambatan bagi pegawai dalam melakukan pekerjaan.
Misalnya, suatu pabrik sudah melakukan penyederhanaan prosedur kerja tetapi lay
out-nya tidak mendukung sehingga pekerjaan terhambat.
b.
Adanya keluhan dari pegawai yang
disebabkan kondisi lingkungan fisik tempat kerja. Misalnya, pegawai di pabrik
teh terkena polusi udara karena debu teh yang sedang diolah ditempatkan di
ruangan tertutup kurang ventilasi udara.
c.
Mulai menurunnya citra perusahaan di mata
pelanggan atau tamu perusahaan.
d.
Organisasi yang semakin berkembang membuat
struktur organisasi lebih kompleks sehingga job
description yang semakin banyak membutuhkan lebih banyak pegawai baru untuk
mendudukinya. Lay out yang sudah ada perlu dibenahi lagi karena kurang mendukung
perkembangan dan perubahan organisai. Misalnya, kantor membuka unit baru untuk customer service.
e.
Tata ruang yang sudah ada perlu disegarkan
kembali sehingga tidak kotor dan monoton/ menimbulkan kebosanan. Misalnya,
ganti karpet, ganti warna cat, ganti posisi meja, dan lemari kantor.
Oleh
karena itu, ada waktu dimana ruang kantor harus ditata ulang, agar para
karyawan atau para pekerja mendapatkan semangat nya kembali saat ia merasa
bosan dengan masalah atau perubahan yang dialami oleh kantornya.
3.
Faktor-Faktor dalam Menata Ruang Kantor
Banyak hal yang harus diperhatikan dalam menata tata ruang kantor.
Karena maksut dari penataan tata ruang ini adalah untuk membuat kerja berlangsung
secara efektif dan efisien. Kita harus mengetahui apa saja yang dibutuhkan oleh
organisasi, agar pada saat proses pengumpulan informasi dapat terlaksana dengan
baik. Apabila informasi tersebut sudah terpenuhi, kemudian ditransformasikan
dalam bentuk gambar dan akhirnya di realisasikan ke dalam bentuk tata ruang
yang aktual.
Menurut Quible dalam Sukoco
(2007: 190), ada beberapa factor yang harus diperhatikan dalam menata tata
ruang kantor, antara lain :
a. Tugas pegawai. Jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan
mempengaruhi penggunaan jenis fasilitas kantor yang dibutuhkan guna
pengoptimalan kinerja mereka. Sebagai contoh, ruang kerja pegawai yang
membutuhkan tingkat interaksi yang tinggi dengan anggota timnya yang lain, akan
sangat berbeda dengan ruang kerja pegawai yang kurang membutuhkan interaksi
social.
b. Arus kerja. Analisis arus kerja (work-flow)
dengan mengacu pada pergerakan informasi dan tugas secara horizontal atau
vertical tentunya sangat diperlukan dalam perancangan lay-out. Menurut Gie,
dalam Sukoco (2007 : 190), arus kerja yang efisien akan menempatkan pegawai dan
peralatan dengan pola garis lurus informasi, sehingga akan mengeliminasi backtracking maupun criss-crossing pekerjaan. Kondisi ini membutuhkan studi dan
analisis mengenai tugas, tanggung jawab, dan aktivitas masing-masing pegawai.
c. Bagan organisasi. Ketika arus kerja berlangsung secara vertical, bagan organisasi akan
menggambarkan rentang wewenang masing-masing anggota organisasi. Hal ini juga
akan mengidentifikasi hubungan kerja antarpegawai di level yang sama dan
membantu dalam menjelaskan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit kerja.
d. Proyeksi kebutuhan tenaga
kerja di masa datang. Menjelaskan berapa luas area yang dibutuhkan jika
perusahaan akan melakukan perluasan atau pengurangan di masa depan.
e. Jaringan Komunikasi. Analisis bentuk interaksi maupun media yang digunakan untuk
berkomunikasi (telepon, e-mail, surat,
tatap muka, dan lain-lain) yang dilakukan oleh pegawai maupun departemen sangat
membantu dalam perancangan layout
kantor.
f. Departemen dalam organisasi. Banyak perusahaan mengelola kantornya berdasarkan fungsi, terutama
departemen yang berpengaruh terhadap keputusan penempatan ruang kerja yang
biasanya ditetapkan berdasarkan arus kerja di antara mereka.
g. Kantor public dan privat. Pada masa lalu, penggunaan kantor privat akan menunjukkan prestise dan
status suatu perusahaan atau organisasi di mata masyarakat. Namun, pemanfaatan
kantor sekarang lebih mengarah pada pemakaian kantor bersama, karena biaya
pengoperasian kantor privat yang mahal; sulitnya mengontrol sejumlah pegawai
yang bersifat teknis, sulitnya mengubah layout
bila diperlukan, penataan cahaya maupun AC sulit dibandingkan di kantor
terbuka yang tentunya akan menghambat komunikasi yang efektif, dan yang paling
berpengaruh adalah karena lingkup kerja perusahaan semakin luas.
h. Kebutuhan ruang. Beberapa faktor yang dapat menjelaskan ruangan minimum yang dibutuhkan
oleh pegawai adalah pegawai yang membutuhkan peralatan dalam melaksanakan
tugasnya akan membutuhkan ruang yang lebih besar dibandingkan yang tidak. Yang
kedua, jenis peralatan maupun tanggung jawab masing-masing pegawai akan
mempengaruhi kebutuhan ruang kerjanya.
i.
Pertimbangan keamanan. Pada dasarnya,
desain dan layout kantor memfasilitasi pergerakan pegawai dari satu area ke
area yang lain. Perencanaan tersebut harus dapat membuat pegawai bergerak
secara mudah tanpa terhambat, dan sebaiknya lorong tempat pegawai bergerak
tidak diisi oleh furnitur atau peralatan yang dapat menghalangi.
j.
Pembiayaan ruang perkantoran. Dapat
dikatakan bahwa investasi perusahaan dalam ruang kantor melebihi investasinya
di bidang SDM, di mana hubungan positif dari keduanya sangat dibutuhkan.
Beberapa factor yang perlu diperhatikan dalam hal ini, antara lain
menghipotekkan pembayaran, pemanfaatan, pemeliharaan, biaya pemeliharan, pajak,
asuransi, kebutuhan akan peralatan kontrol lingkungan kantor (AC, kelembaban),
perlakuan khusus, lisensi, dan lain-lain. Beberapa faktor yang merupakan
potensi biaya bagi perusahaan di masa depan juga harus diperhatikan, seperti layout yang tidak efisien sehingga arus
kerja kurang optimal, kurang diantisipasinya pengembangan kantor di masa depan,
lingkungan kantor yang kurang sehat bagi kesehatan pegawai, dan lain
sebagainya.
Karena pada prinsipnya, Ruang kantor yang ingin ditata ulang harus
memperhatikan faktor-faktor yang sudah ada. Seperti jenis tugas pada setiap
pegawai, berdasarkan alur pekerjaannya, dilihat dari bagan organisasi dan
wewenangnya, mempertimbangkan keamanan pada setiap pegawai dalam pekerjaan yang
dilakukan, dan pembiayaan untuk melakukan penataan ruang di sebuah kantor.nmpa
4.
Asas-Asas Ruang Kantor
Pada prinsipnya, ruang kantor harus di susun sebaik mungkin sehingga
semua pekerja yang berada di dalamnya merasa nyaman dan dapat menjalankan
pekerjaannya masing-masing dengan baik. Menurut Suparjati, dkk (2000 : ) “ada
beberapa pedoman atau asas yang dapat dijadikan tolak ukur dalam menata ruang
kantor”, yaitu :
a. Asas Jarak Terpendek. Tata ruang yang baik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian
suatu pekerjaan dalam jarak yang sependek-pendeknya.
b. Asas Rangkaian Kerja. Tata ruang kantor yang baik adalah yang menempatkan para pegawai dan
alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian
pekerjaan.
c. Asas Penggunaan Seluruh
Ruangan. Tata ruang yang baik adalah yang mempergunakan semua
ruang yang ada secara optimal. Tidak ada ruang yang dibiarkan tidak berfungsi.
Namun, perlu diperhatikan bahwa ruang kosong tidak selalu berarti tidak
terpakai karena ruang kosong dapat berfungsi sebagai pemisah, jalan, ruang
gerak, dan sebagainya.
d. Asas Fleksibilitas. Tata ruang yang baik adalah yang dapat diubah atau di susun kembali
dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakai biaya yang terlalu besar.
Misalnya, tata ruang kantor terpaksa dirubah, karena :
- Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor
- Penemuan teknologi baru, dan lain-lain.
5.
Area Khusus
Dalam menata ruang kantor ada beberapa tempat yang perlu
diperhatikan agar tidak mengurangi kesempurnaan pada penataan layout.
Sukoco, Badir Munir (2007 : 1992 ), mengatakan “Ada
beberapa area khusus yang harus diperhatikan dalam merencanakan layout perkantoran”, antara lain :
a. Reception area. Area ini sangat berpengaruh dalam menciptakan kesan pertama
terhadap suatu organisasi. Kesan pertama yang baik akan berdampak positif
dengan meningkatnya citra perusahaan di masyarakat, dan sedikit banyak akan
mempengaruhi kinerja perusahaan. Pegawai, sebagai pelanggan internal
perusahaan, akan merasa nyaman kerja di kantor sehingga produktivitas
meningkat, sementara pelanggan akan meningkat kepuasannya karena ruang lobby
yang representatif.
b. Ruang
Konferensi. Ruang ini semakin dibutuhkan dewasa
ini karena penggunaan tim kerja yang semakin meningkat akan membutuhkan tempat
diskusi atau rapat yang representatif. Kondisi ini sejalan dengan makin
mahalnya biaya penyediaan ruang kantor sehingga keberadaan ruang ini dapat
dioptimalkan, apalagi jika perusahaan menggunakan kantor yang memiliki konsep
kantor terbuka.
c. Ruang
Komputer. Perawatan ruang ini harus
diperhatikan secara cermat karena harus benar-benar terlindung dari bahaya
kebakaran dan menjaga agar hardware (misalnya
server, printer, dan sebagainya) serta software
yang dibei aman dan dapat bermanfaat sebagaimana mestinya. Dengan
perkembangan teknologi yang sangat cepat (product
life-cycle-nya rata-rata hanya 3 bulan), proyeksi kebutuhan akan komputer
dan peralatan lain yang berhubungan juga patut diperhatikan.
d. Ruang persuratan. Ruang ini merupakan pusat komunikasi, terutama jika
perusahaan masih menggunakan dokumen dalam bentuk kertas. Oleh karena itu,
sebaiknya ruangan ini ditempatkan berdekatan dengan ruangan penerima disuatu
gedung, bahkan lebih baik, jika diletakkan di pusat kantor. Umumnya, area ini
terdiri dari 3 area, yaitu :
Ø Area penerimaan, dimana surat akan diterima, dicatat, dan diteruskan pada area seleksi;
Ø Area seleksi, di mana surat diilih dan siap untuk didistribusikan kepada pihak yang
dituju;
Ø Area surat keluar, di mana surat keluar biasanya
di stempel, diberi nomor, dan sebagainya sebelum dikirim ke pihak luar.
e. Ruang penggandaan. Ruang ini (yang biasanya terdapat layanan fotokopi maupun printer
berkecepatan tinggi) sebaiknya diletakkan di tempat yang bisa diakses oleh
mayoritas pengguna layanan ini.
f. Area pusat penyimpanan. Dengan memperhatikan aksesibilitas bagi semua pihak dalam mendapatkan
informasi yang diinginkan, sebaiknya ruangan ini diletakkan di pusat aktivitas
kantor sehingga semua anggota organisasi mudah mengasksesnya.
Dari penjelasan
di atas maka dapat disimpulkan bahwa ada beberapa area khusus yang harus
diperhatikan ketika ingin membuat perencaan tata ruang (office layout) yang
baik dan benar. Agar pada saat pelaksanaannya mendapatkan hasil yang maksimal.
6. Standar
Ruangan Kantor
Standar ruangan
kantor sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti, sifat pekerjaan, jumlah
ruangan yang ada di sebuah perusahaan, kebutuhan disetiap bagian atas ruangan-ruangan pribadi
yang bersifat khusus, jumlah jenis peralatan yang digunakan, mesin-mesin
disertai bentuk, ukuran dan lain-lain.
Menurut Nuraida,
Ida (2008 : 148) menyatakan bahwa,
“Standar ruangan kantor dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain,
sifat pekerjaan ruangan yang dapat digunakan, luas pekerjaan, kebutuhan atas
ruangan-ruangan pribadi yang bersifat khusus, jumlah, jenis peralatan, serta
mesin-mesin, ukuran, bentuk, dan lain-lain” .
Menurut Quible
dalam Nuraida, Ida (2008 : 148), standar ruangan kantor seperti dibawah ini :
(Gambar 1 Minimum Space
Guidelines)
Seperti yang
terlihat pada gambar di atas bisa dijadikan sebagai saran atau pedoman mengenai
ukuran individual rooms yang optimal tetapi harus disesuaikan dengan pekerjaan
yang dilakukan di lapangan.
7. Macam-macam
Tata Ruang Kantor
Seperti yang kita ketahui bahwa terdapat 2 jenis penataan ruang kantor,
yaitu tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor tertutup. Apabila kita
lihat secara kasat mata kita dapat dengan mudah membedakannya, yaitu tata ruang
kantor terbuka biasanya diisi oleh beberapa bagian atau divisi untuk menempati
ruangan yang sama dan berbagi tempat dengan pegawai lainnya. Sedangkan tata
ruang tertutup biasanya di pisahkan oleh tembok permanen atau sekat-sekat yang
memisahkan satu bagian atau divisi dengan pegawai yang lain.
Menurut Sedarmayanti (2009: 128) pada dasarnya terdapat empat macam tata
ruang kantor, yaitu :
a. Tata ruang kantor tertutup (cubicel type offices)
Tata ruang
kantor berkamar adalah dimana sebuah tempat atau ruangan yang dipisah atau
dibagi dalam kamar atau ruangan kerja untuk melakukan pekerjaannya
masing-masing.
·
Keuntungan tata ruang kantor ini adalah :
- Menjamin konsentrasi kerja;
- Menjamin pekerjaan yang bersifat rahasia;
- Menambah atau menjaga, status pimpinan sehingga selalu terpelihara
adanya kewibawaan pimpinan;
- Menjamin kebersihan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab serta merasa
ikut memiliki.
·
Kerugian tata ruang kantor ini adalah :
- Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga
kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang;
- Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan,
pengaturan penerangan, dan biaya peralatan lainnya;
- Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi;
- Mempersulit pengawasan;
- Memerlukan banyak luas lantai.
b. Tata ruang kantor terbuka (open plan offices)
Tata ruang kantor terbuka adalah sebuah tempat atau ruangan kerja yang
tidak dipisahkan oleh sekat-sekat atau pembatas permanen untuk beberapa pegawai
dalam ruang kerja yang cukup luas.
·
Keuntungan tata ruang kantor ini adalah :
-
Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara,
warna dan dekorasi;
-
Luwes/ Flexibel apabila diperlukan perubahan ruangan
dan tidak memerlukan biaya tinggi;
-
Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan,
penyeragaman kerja, dan pembagian peralatan kerja;
-
Biaya lebih hemat untuk pemeliharaan ruang kerja,
penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon, dan
lain-lain.
·
Kerugian tata ruang kantor ini adalah :
-
Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau
kebisingan karena pegawai bersenda gurau, ngobrol, dan lain-lain;
-
Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh
konsentrasi;
-
Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak
jelas;
-
Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan;
-
Kemungkinan Nampak adanya tumpukan berkas/kertas dan
peralatan kerja yang berserakan, sehingga pemandangan kurang baik.
c. Tata ruang kantor berhias/berpanorama (landscape offices)
Tata ruang kantor berhias adalah sebuah tempat atau ruangan kerja yang
dihiasi oleh tanaman-tanaman, dekorasi dan lain sebagainya. Bentuk ruang kantor
berhias ini mengupayakan agar lingkungan
ruang kantor nampak seperti pemandangan alam terbuka dan merupakan lingkungan
yang nyaman, menyegarkan serta ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.
·
Keuntungan tata ruang kantor ini adalah :
-
Pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja;
-
Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan;
-
Kebisingan dan kegaduhan dapat dihindarkan;
-
Pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efisien, produktivitas
kerja dapat meningkat, sehingga tujuan organisasi mudah dicapai.
·
Kerugian tata ruang kantor ini adalah :
-
Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi
lainnya;
-
Biaya pemeliharaan tinggi;
-
Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak
murah.
d. Tata ruang kantor gabungan
Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang merupakan gabungan
antara bentuk ruang kantor tertutup , ruang kantor terbuka, dan ruang kantor
berhias. Karena ketiga bentuk ruang masing-masing mempunyai kerugian, maka
untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang
kantor gabungan.
8.
Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor
Faktor lingkungan dan kondisi fisik tata ruang kantor
yang baik dapat mengurangi penyebab-penyebab menurunnya produktivitas kerja
pegawai dan meningkatkan kenyamanan serta kepuasan karyawan dalam melakukan
pekerjaannya.
Menurut Sedarmayanti dalam Sanjaya (2011) yang
termasuk lingkungan dan kondisi fisik dalam tata ruang kantor antara lain
adalah sebagai berikut :
1. Penerangan atau cahaya di tempat kerja;
2. Temperatur atau suhu di tempat kerja;
3. Kelembaban di tempat kerja;
4. Sirkulasi udara ditempat kerja;
5. Kebisingan di tempat kerja;
6. Getaran mekanis di tempat kerja;
7. Bau-bauan di tempat kerja;
8. Tata warna di tempat kerja;
9. Dekorasi di tempat kerja;
10. Musik di tempat kerja;
11. Peralatan, perabotan, dan mesin kantor di tempat kerja;
12. Kemanan di tempat kerja.
Perlu diketahui bahwa lingkungan dan kondisi fisik
dalam menata tata ruang kantor mempunyai peranan penting dalam proses perencanaan.
Karena, jika unsur-unsur tersebut tidak diperhatikan maka akan terciptanya
kondisi lingkungan kantor yang tidak nyaman yang berakibat menurunnya semangat
kerja para pegawai.
9. Hal yang Harus
Diperhatikan dalam Memilih Peralatan Kantor
Dalam pembahasan mengenai
layout kantor tidak lupa untuk memikirkan keberadaan peralatan maupun
perlengkapan yang akan digunakan oleh perusahaan. Meskipun layout disebuah
perusahaan sangat bagus, tetapi tidak di dukung dengan peralatan atau
perlengkapan yang baik. Maka tujuan penataan layout tidak akan tercapai.
Menurut Quible dalam Sukoco
(2007) berikut adalah faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih
peralatan kantor :
a. Tujuan penggunaan peralatan;
b. Menentukan peralatan yang sesuai;
c. Tingkat kegunaan peralatan;
d. Spesifikasi peralatan;
e. Biaya peralatan;
f. Proses operasional peralatan;
g. Fitur keamanan;
h. Fleksibilitas peralatan;
i.
Kemudahan penggunaan peralatan;
j.
Kecepatan operasi peralatan;
k. Masukan dari operator peralatan;
l.
Standardisasi peralatan.
Faktor selanjutnya yang harus diperhatikan dalam melakukan perancangan
tata ruang kantor adalah furnitur kantor. Berdasarkan penelitian yang dilakukan
oleh Anjum, Paul, dan Ashcroft dalam Sukoco (2007: 200), pegawai yang tidak
puas akan penataan furniture di kantornya relatif banyak dan dilaporkan sebagai
berikut :
a. Kursi, dimana pegawai yang tidak puas mencapai 16%, sedangkan yang
sangat puas mencapai 56%, dan sisanya cukup puas.
b. Meja kerja, dimana hampir 56% puas dengan ketinggian, lebar dan panjang
meja yang dimiliki.
c. Filing cabinet. Menunjukkan lebih dari 44% responden tidak puas akan
lemari file yang dimilikinya, dan hanya 22% yang sangat puas.
d. Lemari penyimpanan. Menunjukkan hasil yang sama dengan filing canbinet
dimana 38% responden tidak puas dengan yang ada pada saat ini.
10. Langkah-Langkah
dalam Menyusun Tata Ruang
Sebelum memulai pembuatan
perencanaan tata ruang, ada kalanya terlebih dahulu perlu mengetahui
langkah-langkah dalam menyusun tata ruang antara lain adalah ; mengetahui
hubungan satuan yang melaksanakan kegiatan administrasi dengan satuan-satuan
kerja lainnya.
Menurut Sedarmayanti (2009:
127) langkah-langkah menyusun tata ruang antara lain adalah :
a. Mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan Tata Usaha dengan
satuan-satuan kerja lainnya.
b. Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan pelajari
segenap pekerjaan, tentukan urut-urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah pegawai
yang terlibat.
- Satuan pekerjaan yang melayani public ditempatkan pada tempat yang mudah
didatangi orang luar tanpa mengganggu satuan kerja lainnya.
- Satuan-satuan yang satu sama lain saling berhubungan erat, diupayakan
untuk dikelompokkan pada satu tempat.
- Satuan pusat yang mengerjakan semua kegiatan ketatausahaan, diupayakan
ditempatkan ditengah-tengah (yang strategis).
-
Satuan yang tugas pekerjaannya menimbulkan
suara gaduh, diletakkan jauh dari satuan kerja yang membutuhkan ketenangan.
c. Membuat gambar denah ruangan dengan memakai skala,
cantumkan panjang dan lebar ruangan yang bersangkutan, serta beri tanda, tempat
pintu, jendela, dan lainnya.
d. Susun letak meja kursi pegawai dan perabot lainnya,
gunakan kertas warna-warni dengan ukuran tertentu, serta beri nomor kode
masing-masing.
e. Menyusun denah konsep tata ruang, dengan
memperhitungkan kemungkinan perubahan yang disebabkan oleh :
-
Penambahan atau pengurangan pegawai.
-
Penambahan atau penggantian perabot/ alat
kerja.
-
Perubahan penyelesaian prosedur kerja.
-
Perubahan atau pengembangan struktur
organisasi.
-
Penambahan atau pengurangan atau perubahan
pekerjaan.
11. Desain Kantor Masa Depan
Pada zaman sekarang banyak perubahan yang terjadi,
contohnya teknologi yang pesat seperti sekarang, gaya kerja pegawai administasi
di kantor juga berubah.
Sehubungan dengan hal tersebut, ada dua karakteristik
yang akan mempengaruhi layout sebuah kantor menuru, Steelcase dalam Sukoco
(2007: 202), yaitu :
1. Otonomi : mengacu pada seberapa banyak pegawai bebas dalam memutuskan di
mana dan kapan akan bekerja.
2. Interaksi : dalam penyelesaian pekerjaan diperlukan hubungan dengan
pegawai yang lain.
PENUTUP
Kantor yang baik adalah kantor yang memberikan kenyamanan dan kepuasan
pada setiap pegawainya maupun bagi tamu yang datang untuk mengunjungi kantor.
Dalam melakukan perancangan tata ruang sebaiknya kita harus memperhatikan
beberapa kompenen seperti peralatan dan perlengkapan yang digunakan, alur kerja
pada setiap bagiannya, tugas-tugas yang dikerjakan oleh para karyawan, dan
biaya untuk melakukan perubahan tata ruang kantor.
Tata ruang yang baik pun akan memberikan manfaat serta keuntungan bagi
setiap divisi atau departemennya dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan kantor
(office work). Dengan demikian,
tujuan perusahaan pun akan mudah tercapai.
DAFTAR PUSTAKA
Codrea, Anna. 2013. Open-Plan Offices Make Employees Less Productive, Less Happy, And More
Likely To Get Sick: New York.
Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi
Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.
Sanjaya, Natta. 2011. Pengaruh Efektivitas Tata Ruang
Kantor Terhadap Kinerja Pegawai di Biro Umum dan Perlengkapan Secretariat
Daerah Provinsi Banten: Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
Sedarmayanti. 2009. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang
Manajemen Perkantoran. Bandung: CV Mandar Maju.
Sudarjati, dkk. 2000. Seri Administrasi Perkantoran.
Yogyakarta: Kanisius.
Sukoco, Badir Munir. 2007. Manajemen Administrasi
Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga.
Som, Syarnubi. 2012. Teknik Penataan Ruang Kantor
Pemerintah Yang Baik: Widyaiswara Utama Balai Diklat Keagamaan Palembang.
